Utente singolo
Il concessionario, il professionista
- I tuoi hub, uno per concessione
- Inviti chi serve, sezione per sezione
- Scadenziario e registro di audit per ogni hub
Per studi tecnici e legali
Tutti i tuoi clienti, ogni documento al suo posto.
Con un’organizzazione gestisci da Gestione clienti gli hub dei concessionari che segui, chiedi i documenti con un modello e vedi chi ha caricato cosa. Nomi dei clienti, modelli ed esiti restano cifrati.
Due modi
Da soli o come organizzazione.
Lo stesso Pontile, due modi di usarlo. Puoi iniziare da solo e creare un’organizzazione quando serve.
Organizzazione
Lo studio con molti clienti
- Titolare, amministratori e operatori dell’organizzazione
- Un hub per ogni cliente, gestito da Gestione clienti
- Modelli di richiesta, revisione dei documenti, cruscotto
- Chi lascia lo studio perde l’accesso e le chiavi vengono ruotate
Come funziona
Dalla richiesta al documento approvato.
- 1
Crei l’organizzazione
Dai un nome allo studio e aggiungi i colleghi, verificando la loro impronta.
- 2
Aggiungi i clienti
Per ogni cliente Pontile apre un hub. Inviti il concessionario o chi carica per lui.
- 3
Prepari un modello
Cartelle e documenti richiesti, con istruzioni ed entro quanti giorni servono.
- 4
Invii la richiesta
Il cliente riceve un’email generica e trova la sua lista di documenti da caricare.
- 5
Approvi o rifiuti
Apri ogni documento nel browser. Se non va, lo rifiuti con un motivo e il cliente ricarica.
- 6
Segui tutti
Avanzamento per cliente e su tutti i clienti. Chi è indietro lo solleciti con un clic.
Gestione clienti
Ogni cliente, la sua scheda e il suo hub.
La scheda del cliente raccoglie note interne, richieste aperte e completate e l’avanzamento: documenti approvati, mancanti, da verificare, rifiutati e scaduti. Da qui apri l’hub, invii una nuova richiesta o solleciti.
Modelli di richiesta
La lista dei documenti, preparata una volta.
Un modello è un albero di cartelle e caselle: «Visura camerale», «Planimetria catastale aggiornata», «Polizza RC». Per ogni casella aggiungi istruzioni ed entro quanti giorni dall’invio serve. Il modello resta nella biblioteca dello studio, cifrato con la chiave dell’organizzazione.
Dal lato del cliente
Il cliente carica ogni file nella sua casella.
Il cliente apre «Richieste per te» e trova la sua lista, anche dal telefono: carica un file o scatta una foto. Ogni documento ha il suo stato e, se rifiutato, il motivo.
- Da caricare
- Caricato
- Approvato
- Rifiutato
Revisione
Approvi, oppure rifiuti con un motivo.
Apri e scarichi ogni documento nel tuo browser. Se va bene lo approvi; se no lo rifiuti spiegando perché: il motivo è cifrato, lo vedono i destinatari della richiesta, che caricano una nuova versione. Ogni passaggio è firmato e resta nella storia della casella.
Cruscotto
A che punto sono tutti i clienti.
Il cruscotto mette insieme tutti i clienti: richieste aperte, documenti da verificare, rifiutati, scaduti e la lista di cosa manca, cliente per cliente. È calcolato nel browser dei membri dello studio, dopo aver decifrato e verificato i dati. «Sollecita» manda a chi deve caricare un’email generica, senza nomi né dettagli, al massimo una volta al giorno per richiesta.
Riservatezza
Cosa resta cifrato, anche per un’organizzazione.
Il server vede
- chi è membro dell’organizzazione e quali hub gestisce
- che una richiesta esiste, chi sono i destinatari, quando è stata inviata e se è aperta o chiusa
- quanti file vengono caricati e quando
- le date dei solleciti e delle notifiche
Il server non vede
- il nome dell’organizzazione, le etichette e le note dei clienti
- i modelli, i titoli e i messaggi delle richieste
- i nomi delle cartelle e dei documenti richiesti, le istruzioni e le scadenze
- quale file riempie quale casella, gli esiti e i motivi di rifiuto
Quello che si può intuire
Dalla sequenza degli eventi si può intuire qualcosa: per esempio, un nuovo caricamento subito dopo una revisione fa pensare a un rifiuto. Lo diciamo perché è vero.
Domande delle organizzazioni
Il cliente sa chi dello studio può leggere i suoi documenti?
Sì. Chi fa parte dell’organizzazione è scritto in una catena firmata che il browser del cliente verifica: lo studio non può aggiungere qualcuno di nascosto.
Cosa succede quando un collaboratore lascia lo studio?
Lo rimuovi dall’organizzazione: perde subito l’accesso e le chiavi dell’organizzazione e di ogni hub che poteva leggere vengono ruotate. Quello che aveva già scaricato resta suo.
Un cliente ha già un suo hub: lo studio può collegarsi?
Per ora l’organizzazione gestisce gli hub che crea per i propri clienti. Il collegamento a un hub personale già esistente arriverà più avanti; nel frattempo il titolare può invitare i membri dello studio come persone.
Porta il tuo studio su Pontile prima del lancio.
Una demo su un caso come il tuo: i tuoi clienti, i tuoi modelli di richiesta.
- Gestione clienti
- Modelli di richiesta
- Cruscotto su tutti i clienti